|
|
Az amerikai Symantec cég az elmúlt hónapokban jelentette meg szoftver
családjának új, 2000-es sorozatát. Ide illeszkedik az ACT! 2000 is,
amelyről elég kevés szó esik mostanában a magyar piacon a gyártó ismertebb
termékeinek árnyékában. Pedig hazánkban is egyre inkább felismerik a
vállalatok az egységes csoportmunka előnyeit, a kommunikáció, az
információáramoltatás hatékonyság-növelésében rejlő versenyelőnyöket.
Mindez gyakorlatilag egy eddig teljesen idegen munkahelyi kultúra
meghonosítását jelenti hazánkban. El kell fogadtatni az új kommunikációs
csatornákat, gondolok itt az elektronikus levelezés, a számítógépes fax
funkciók alkalmazására, egységesítésére. Be kell vezetni az elektronikus
ügyiratkezelés és vállalati munkaszervezés folyamatát (értekezletszervezés,
döntéstámogatás, közös feladat, illetve project kezelés és követés stb.),
az elektronikus partner-kezelés technológiáját. A magyar viszonyokat
ismerve, a management-et nem könnyű feladat elé állítja ezen problémák
megoldása.
Mi az amit elvárhatunk egy csoportmunka szoftvertől?
Az ACT! 2000 - illetve említsünk meg egy alternatívát is, az ugyancsak
amerikai Goldmine-t - legnagyobb erőssége a maximális paraméterezhetőség és
testreszabhatóság.
Mit jelent ez a gyakorlatban? Az ACT! 2000 rendelkezik egy jól átlátható
e-mail rendszerrel, amely kompatibilis a legelterjedtebb mail szerverekkel,
mint az Exchange, CC:Mail, POP3 stb.
A Symantec beépített egy egyszerűen kezelhető, de igen látványos
határidőnaplót és feladat managert, amely jelentősen növelheti a folyamatos
közös munkaszervezés hatékonyságát.
A szoftver erősségei közé tartozik még a partneradatbázisok létrehozása,
integrálása, szinkronizálása akár több telephely között is. A Goldmine adat
export/import funkciói némileg fejlettebbek, lévén több adatbázis rendszert
támogat (SQL, Dbase, MSDE, ODBC lekérdezések), az ACT viszont csak Dbase
rendszerekkel kommunikál, ugyanakkor az adatbázis űrlapok szerkesztése
egyszerűbb és könnyebben tanulható a Symantec szoftverében. A Goldmine
bonyolultabb és összetettebb szerkesztési módokat, adatbázis kapcsolatokat
kínál. Ebből következően inkább a nagyobb cégeknek, vagy nagyobb partner
adatbázissal rendelkezőeknek (pl. telemarketing cégeknek) ajánljuk.
Lehetőség van egy személyhez több céget hozzárendelni, akár több országban
is. Vagy egy céghez több személyt különböző hierarchikus rendszerekben
definiálva egészen az ügyvezető igazgatótól a portásig. Sőt az egyes
szervezeti funkciókhoz is hozzárendelhetőek különböző személyek más-más
cégektől. Az egyes partnerek mellé historykat írhatunk, amelyben
lejegyezhetjük gondolatainkat a személlyel kapcsolatban. Sőt, bizonyos
kényelmi szempontokat is figyelembe vettek a fejlesztők mindkét program
esetében. A partner rekordjára való kattintással automatikusan felhívhatjuk
telefonon, eközben képernyőnkön megjelennek a hozzá kapcsolódó információk,
üzenetek, mint például hogy éppen születésnapja van az illetőnek, és ehhez
hasonló apróságok.
Már az ACT-ben is igen fejlett lekérdezési lehetőségekből választhatunk, de
a nagyobb mélységet, bonyolultságot a Goldmine-tól várhatjuk, szélesebb
körű adatbázis kapcsolódásai miatt. Léteznek a termékben már előredefiniált
szűrések is, mint a név szerinti, cég szerinti, országonkénti stb.
kigyűjtések, automatikus kiválasztások általunk definiált kritériumok
alapján. De mi is készíthetünk lekérdezéseket, statisztikákat
adatbázisunknak megfelelően (átlagos eladásra fordított idő, rendelkezésre
állási idő vonalak szerint), attól függően, milyen információkhoz
szeretnénk hozzájutni partnereinkről.
Visszatérve a kommunikációhoz, mindkét termék kompatibilis a
legelterjedtebb fax szoftverekkel (Symantec Winfax, FaxServe), sőt be is
importálhatók a partnerek a faxszámokkal együtt. Készíthetünk faxsablont,
amelynek fejlécében automatikusan megjelenik az elérendő cég neve, címe,
stb, megkönnyítve ezzel oly fáradtságos munkánkat.
A Goldmine tapasztalataink szerint zökkenőmentesebben működik együtt a
Microsoft Office-csomagjával, amely azt hiszem a magyarországi cégeknél
elég fontos szempont. Ami azt jelenti például, hogy a partner
adatbázisunknak vagy a kiválasztott rekordoknak megfelelően készíthetünk
körleveleket a Word-ben...
A paraméterezhetőség másik fontos szempontja, hogy a hálózaton
kialakíthatjuk a saját házirendünket. Vagyis az egyes felhasználók milyen
jellegű adatbázisűrlapokkal dolgozhatnak, milyen lekérdezésekhez férhetnek
hozzá, illetve az adathalmazon belül milyen jellegű adatokkal végezhetnek
feladatokat (milyen jellegű cégeket hívhatnak fel, kommunikálhatnak).
Végezetül nincs szándékomban sorrendet felállítani a két termék között.
Mindenesetre már csak az ára miatt is szívesen ajánlom a kis- és közepes
vállalatoknak, akik szeretnének kikeveredni az adathegyek alól, szeretnék
egyszerűsíteni irodai kommunikációjukat, és már rövidtávon is költségeket
szeretnének megtakarítani a hivatali munkában.
licencelési tanácsadó
|
